Notulen Algemene Ledenvergadering T.V. De Gooische Vallei
d.d. 30 januari 2017

Aanwezig namens het bestuur:
Annemieke Schuitemaker (voorzitter), Caroline Ohm (vice-voorzitter), Remko Molenaar (penningmeester), Lya Steenvoorden (secretaris) Cees van Wessel (accommodatie commissie), Marianne Klaus (technische commissie),


1. Opening en vaststelling agenda
De voorzitter Annemieke Schuitemaker opent om 20.00 de vergadering en heet alle leden hartelijk welkom.
De bar zal zoals gebruikelijk tijdens de ALV gesloten zijn.
Van de 386 stemgerechtigde leden zijn er 46 aanwezig. Dat zijn voldoende stemmen om een rechtsgeldige vergadering te houden.
Er zal, evenals vorig jaar, gebruik gemaakt worden van een PowerPoint presentatie.
Er hebben zich 23 leden schriftelijk afgemeld.

2. Ingekomen stukken
Er zijn geen ingekomen stukken.

3. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 25 januari 2016
De voorzitter vraagt of er op- en aanmerkingen zijn op de notulen, zowel inhoudelijk als tekstueel.
De notulen worden zonder op- en/of aanmerkingen goedgekeurd.

4. Financieel jaarverslag 2016
De penningmeester Remko Molenaar geeft een toelichting op het financieel jaarverslag van 2016.
De aanwezigen hebben een schriftelijk exemplaar gekregen.

Winst en verlies
Opbrengsten:
Positief resultaat € 14.000
Kantineopbrengsten zijn gestegen t.o.v. 2015
Aantal seniorleden is gelijk gebleven, alleen het aantal winterleden blijft toenemen en heeft € 500 meer opgebracht in vergelijking met 2015
Het aantal jeugdleden is verder gedaald. Dit heeft geresulteerd in een afname van ca.
€ 5.000 aan contributie inkomsten.
Deelnemers competitie is gelijk gebleven, dus ook de opbrengsten daarvan, dit is inclusief de bijdrage van de competitieteams voor de tennisballen.
Sponsorinkomsten zijn iets afgenomen. Enkele contracten die na 3 jaar zijn afgelopen werden niet verlengd.
Ecotaks vergoeding is afgeschaft m.i.v. 2016
Kosten:
Trainingskosten voor de jeugd lager ten gevolge van het afgenomen aantal jeugdleden
Kosten Barcommissie iets lager dan vorig jaar.
Onderhoudskosten binnen de begroting. Er is in 2016 € 1500 toegevoegd aan de voorziening voor groot onderhoud.
Bestuurskosten hoger uitgevallen dan begroot door een andere (lees: duurdere) invulling van de vrijwilligers dag.
Afschrijvingskosten in lijn met begroting 2016.

Balans
Vaste Activa:
In de bouw van het clubhuis is € 671.000 geïnvesteerd. Afschrijving in 30 jaar vanaf eind maart 2009. Jaarlijkse afschrijving € 22.400
Aanschaf nieuwe vaatwasser € 1.688. Afschrijving in 5 jaar.
Verdere mutaties zijn reguliere afschrijvingen zoals begroot voor 2016
Banen 5 t/m 8 waren eind 2014 al volledig afgeschreven.

5. Verslag kascontrole commissie
De voorzitter geeft het woord aan de kascontrolecommissie.
Henk Bouwers neemt het woord en zegt dat hij samen met Ralph Matto in januari 2017 de financiële stukken heeft gecontroleerd. Steekproefsgewijs zijn de stukken nagekeken, er zijn vragen gesteld en beantwoord. De stukken waren duidelijk en transparant. Er zijn geen onvolkomenheden geconstateerd.

De kascontrolecommissie stelt voor het financieel jaarverslag 2016 goed te keuren en decharge te verlenen aan het bestuur en de penningmeester.
Het verslag is ondertekend door Henk Bouwers en Ralph Matto.

6. Decharge penningmeester
De vergadervoorzitter bedankt de kascontrolecommissie en neemt het advies van de kascommissie over.

Besluit : De ALV gaat akkoord met het goedkeuren van het financieel verslag 2016 en verleent decharge aan het bestuur/penningmeester voor de financiële jaarstukken 2016.

7. Secretarieel jaarverslag 2016
De aanwezigen hebben per email een exemplaar ontvangen.
De voorzitter licht enkele punten toe.

Algemeen.
Het bestuur is dit jaar tien maal bijeen geweest om te vergaderen.
Er zijn 2 bijeenkomsten geweest voor het Valleioverleg wat onder meer heeft geresulteerd in een veiligere toegangsweg. Er zijn wel zorgen over de toenemende activiteiten bij Railpro, maar het bestuur houdt ( samen met de andere “Valleibewoners” ) de vinger aan de pols.

Dit jaar werden alle vrijwilligers uitgenodigd voor een uitstapje naar het AFAS tennistoernooi in Apeldoorn. Groot succes.
De beker voor vrijwilliger van het jaar is naar Cees van Wessel gegaan.

Vrijwillige extra bardienst heeft goed gewerkt. Bar is veel open geweest.

Er is spontaan een keukenploeg ontstaan die met elkaar extra klussen doet in het clubhuis die niet door het schoonmaakbedrijf worden gedaan.

We hebben weer veel meer winterleden gekregen.

Het Open Toernooi voor de laatste keer onder leiding van Wilco van den Born, maar opnieuw een zeer succesvol en gezellig verlopen toernooi. Maar ook Daviscup, het nieuwe Senior/Junior toernooi, Uniceftoernooi, Toss etc. waren goed bezochte en sportieve activiteiten.

De Open Dag was ook dit jaar dankzij de onontbeerlijke hulp van vele vrijwilligers
(waaronder enkele enthousiaste jeugdleden) weer een reuze succes. We mochten 40 nieuwe leden verwelkomen.

Accommodatiecommissie
Voor het Open Toernooi is er weer grote schoonmaak gehouden op het hele park en op de banen. Onder leiding van Cees heeft een grote groep vrijwilligers een paar vrijdagen hard gewerkt.
Verder zijn er het hele jaar door diverse werkzaamheden uitgevoerd.
De perken 1 t/m 8 worden keurig onderhouden door onze vrijwillige tuinlieden.
De oude spoelmachine is vervangen door een nieuwe vaatwasser.
Digitale aansluiting van KPN aangelegd met als resultaat beter WIFI en minder snel uitvallen van het afhangsysteem

Kantine commissie
De bar is door de 4e vrijwillige bardienst meer open geweest, 74 bardiensten extra gedaan.
Barbezetting wordt goed geregeld door Fred met hulp van Caroline.
Team van Fred, Rolf, Monika en Peggy hebben veel werk verzet.
Oproep aan de leden om vooral de cursus “Verantwoord Alcohol schenken” te doen.
In 2016 zijn er geen cash betalingen meer geweest.
Fred van der Klauw deelt mee: De prijzen van “luxe” alcoholische drankjes zullen iets stijgen i.v.m. te lage winstmarge.


8. Bestuurswisseling

Aftredend en herkiesbaar: Marianne Klaus, Technische Commissie
Aftredend en herkiesbaar: Cees van Wessel, Accommodatie Commissie
Functie vacant: afgevaardigde Jeugdcommissie
En we zoeken ook een afgevaardigde van de barcommissie in de bestuursvergadering


Besluit : De ALV stemt in met een nieuwe bestuursperiode voor Marianne en Cees. Zij krijgen een hartelijk applaus.
Er melden zich nog geen afgevaardigden van Jeugdcommissie en Bar

9. Bestuursvoorstellen en mededelingen

*De voorzitter vraagt om toestemming van de ALV voor het vernieuwen van baan 5 t/m 8.
Deze zijn aan vervanging toe en zullen bij de voorjaarcompetitie zeker afgekeurd worden door de KNLTB.

Er wordt op de vragen hierover antwoord gegeven door Cees:
Vraag: De banen 1 t/m 4 zijn nog steeds niet in orde, wat doen we daaraan?
Antwoord: Deze banen worden heel binnenkort aangetrild door het bedrijf dat deze banen ook heeft aangelegd. Ze beginnen zodra de vorst uit de grond is. Ook de palen worden opnieuw vastgezet.

Vraag: Waarom nemen we geen smash court?
Antwoord: Je kunt op een park geen smash court en kunstgras bij elkaar hebben, dan verniel je de kunstgrasbanen.
Vraag: Waarom nemen we dan niet allemaal smash court banen?
Antwoord: Dat is voor onze club financieel niet haalbaar.
Vraag: Is er al een beslissing genomen wie de banen gaat aanleggen?
Antwoord: Nee, pas als het probleem met de banen 1 t/m 4 naar tevredenheid is opgelost, gaan we bekijken wie de banen 5 t/m 8 gaat vernieuwen.
Vraag: Wanneer gaat het gebeuren?
Antwoord: We wachten nu eerst baan 1 t/m 4 af en willen dan na de competitie beginnen.
Vraag: Is het niet beter om de banen te vernieuwen na het Open Toernooi?
Antwoord: Misschien wel, we zullen deze mogelijkheid in de eerstvolgende bestuursvergadering bespreken.
In meerderheid stemt de ALV voor vernieuwing banen 5 t/m 8

*Dan wordt er gevraagd of de leden toestemming geven om hun telefoonnummers en emailadressen door te mogen geven aan de KNLTB met het oog op de KNLTB clubapp. Een ontwikkeling waar je als moderne club in mee moet.
In meerderheid stemt de ALV voor.
Er komt nog een mededeling over in de Nieuwsbrief en leden die toch bezwaar hebben kunnen dat dan aangeven en dan kan dat geregeld worden.

*Ook wordt er toestemming gevraagd om de contributie voor de jeugdleden te verhogen met € 5
De penningmeester legt de gedachte hierachter uit: de contributie is al jarenlang niet verhoogd, dus om op het oude niveau te komen zou dit nodig zijn.
Liesbeth Hoogendijk merkt op dat er al zo weinig jeugdleden zijn, dus is het niet raadzaam om dan ook nog te verhogen. Wat levert het per saldo op met zo weinig jeugdleden. Er wordt ook geopperd om de contributie van de seniorleden te verhogen ten bate van de juniorleden.
In meerderheid stemt de ALV tegen de verhoging.

Pauze

10. Begroting 2017 en benoeming nieuwe kascommissie
De penningmeester licht de begroting voor 2017 nader toe.

De contributie blijft gelijk. Jeugdcontributie € 180 incl. zomertennis en de seniorencontributie € 190. Niet spelende leden betalen € 45
Competitiebijdrage is gesteld op € 65 per team, tennisballen € 4,50 per koker
Afkoop bardienst gebaseerd op € 35 per dienst
Overige kosten jeugdcommissie € 2.000. Dit bedrag wordt gebruikt om getalenteerde spelers iets extra’s te bieden om hen zo te behouden voor de club
Toevoeging € 1500 aan de voorzienig groot onderhoud
Intentie vernieuwing banen 5 t/m 8 in 2017. Geschatte investering is € 70.000 en wordt dan over 12 jaar afgeschreven

Kasprognose 2017-2019

Voor 2018 en 2019 zijn de kosten gelijk gehouden aan 2017 of verhoogd op basis van inflatie van 1,5%
In 2017 is een bedrag van € 11.800 gereserveerd voor aanschaf of vervanging van voorzieningen op het tennispark en clubhuis.
In 2017 is een bedrag opgenomen van € 70.000 voor de aanleg van nieuwe kunstgrasmatten op de banen 5 t/m 8
In 2018 is een bedrag van € 5.000 meegenomen voor onderhoud van het clubhuis

Besluit: De leden gaan akkoord met de voorgestelde begroting 2017

Verkiezing kascontrolecommissie 2017
Er worden twee nieuwe leden en een reserve lid gevraagd voor de kascontrolecommissie voor 2017.

Besluit: De leden gaan akkoord met de benoeming van Henk Bouwers en Ralph Matto als kascontrolecommissie voor 2017. Reserve lid is Mike Katz

11. Update over de voortgang van het beleidsplan

Eveneens aan de hand van een Power Point presentatie doet Desiree Sterkman verslag.
De commissie beleidsplan bestaat uit de volgende leden:
Desiree Sterkman, voorzitter van de commissie
Peter Noordhuis,
Annemieke Schuitemaker, vanuit het bestuur
Jesse Trommel, vanuit de jeugdcommissie
Clemens Hollak, vanuit de nieuwe ledencommissie
Iris Smaalders, vanuit de jeugdcommissie

Door persoonlijke omstandigheden van Desiree is het niet gelukt om, zoals was beoogd, het plan voor de ALV af te krijgen. De streefdatum wordt nu juni 2017.
De aanleiding om een nieuw beleidsplan te maken was het feit dat het oude beleidsplan stamde uit 2005. Na evaluatie is gebleken dat aanpassing van het plan niet zinvol was. De bedoeling is om nu een plan te maken voor de eerstkomende 5 jaar.
Er is al veel werk verzet.
Om te beginnen is er een inventarisatie gemaakt samen met de bestuursleden. Er is een sterkte/zwakte analyse gemaakt. Gekeken waar kansen liggen.
Om een indruk te krijgen wat er in verschillende commissies leeft zijn er al gesprekken gevoerd met diverse clubleden. Maar er is nog veel werk te doen. Veel gesprekken te voeren, veel overzichten te maken.
Desiree roept ook mensen op, als zij denken iets toe te kunnen voegen, contact met haar op te nemen.
Op haar verzoek volgt haar emailadres: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

12. Rondvraag
Er zijn geen vragen.

13. Sluiting
De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun komst, opmerkingen, suggesties en betrokkenheid en sluit om 22.15 uur de vergadering.

Ga naar boven